Hướng dẫn chi tiết chuẩn bị hồ sơ và nộp đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp theo Thỏa ước La Hay

Hiện nay, các quy định và hướng dẫn về Thỏa ước La Hay chủ yếu là tài liệu bằng tiếng nước ngoài nên các cá nhân, tổ chức Việt Nam còn gặp phải khó khăn khi tìm hiểu về cách thức nộp đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp (KDCN) theo hệ thống này. Vì vậy, Cục Sở hữu trí tuệ đăng tải bài viết này nhằm cung cấp cho các cá nhân, tổ chức Việt Nam những hướng dẫn chi tiết về cách thức chuẩn bị hồ sơ và nộp đơn đăng ký quốc tế KDCN theo Thỏa ước La Hay.

I. CHUẨN BỊ HỒ SƠ ĐƠN

1. Tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ đơn:

- Tờ khai đăng ký quốc tế. Nếu nộp đơn giấy, người nộp đơn sử dụng mẫu DM/1 tải về từ trang web https://www.wipo.int/hague/en/forms. Nếu nộp đơn trực tuyến thì người nộp đơn trực tiếp khai trên giao diện của hệ thống nộp đơn trực tuyến.

- Bộ ảnh chụp, bản vẽ

2. Yêu cầu chung đối với tờ khai:

- Sử dụng mẫu quy định

- Sử dụng một trong ba ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha

- Chỉ dẫn rõ ràng đơn yêu cầu bảo hộ theo Văn kiện 1999 hay Văn kiện 1960

- Phải có thông tin về chủ đơn

- Phải có thông tin liên lạc với chủ đơn hoặc đại diện của chủ đơn

- Phải có thông tin về sản phẩm

- Phải có thông tin về các quốc gia được chỉ định (không thể chỉ định thêm sau khi đã nộp đơn).

Lưu ý: Nếu thiếu một trong số các tài liệu (tờ khai, bộ ảnh chụp/bản vẽ) hoặc thiếu các thông tin nêu trên trong tờ khai, ngày nộp đơn sẽ bị lùi lại là ngày mà Văn phòng quốc tế của Tổ chức Sở hữu trí tuệ Thế giới (WIPO) nhận được sửa chữa thiếu sót từ người nộp đơn.

3. Một số lưu ý đối với tờ khai đơn quốc tế:

a) Thông tin về người nộp đơn:

Thông tin về người nộp đơn cần khai trong tờ khai bao gồm các mục sau:

- Họ tên của cá nhân hoặc tên của tổ chức, địa chỉ.

- Thông tin về quyền nộp đơn. Người nộp đơn cần nêu rõ mình là công dân, hoặc có nơi cư trú, hoặc thường trú hoặc có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại quốc gia thành viên cụ thể nào.

- Thông tin về quốc gia thành viên của chủ đơn. Lưu ý rằng, mặc dù đã khai thông tin về quyền nộp đơn, những đơn nộp theo Văn kiện Geneva 1999 vẫn cần khai thông tin về quốc gia thành viên của chủ đơn. Trong trường hợp đơn được nộp gián tiếp thông qua cơ quan sở hữu trí tuệ của quốc gia thành viên của chủ đơn và chủ đơn đã khai quốc gia thành viên này ở mục thông tin về quyền nộp đơn thì có thể không cần khai mục này.

- Địa chỉ liên lạc. Trong trường hợp có nhiều chủ đơn và không có đại diện được chỉ định thì cần nêu rõ địa chỉ liên lạc. Nếu không có thông tin về địa chỉ liên lạc thì địa chỉ của chủ đơn thứ nhất trong danh sách các chủ đơn được nêu trong tờ khai sẽ được coi là địa chỉ liên lạc. Nếu đơn chỉ có một chủ đơn và không có đại diện thì mục địa chỉ liên lạc chỉ cần khai nếu địa chỉ này khác với địa chỉ của chủ đơn.

b) Phần mô tả KDCN:

Tùy thuộc vào quốc gia được chỉ định, đơn có thể phải có phần mô tả KDCN. Phần mô tả KDCN là bắt buộc khi chỉ định Rumani, Syria và Việt Nam. Phần mô tả KDCN được khuyến nghị khi chỉ định Liên bang Nga. Đối với các quốc gia được chỉ định khác, phần mô tả KDCN là tùy chọn.

Lưu ý, đơn chỉ mô tả các đặc điểm tạo dáng của KDCN xuất hiện trên bộ ảnh chụp, bản vẽ. Phần mô tả có thể được dùng để chỉ dẫn phần không yêu cầu bảo hộ trong trường hợp yêu cầu bảo hộ KDCN riêng phần (ví dụ, phần mô tả có thể nêu phần không yêu cầu bảo hộ là phần thể hiện bằng nét đứt trên bộ bản vẽ).

Ngoài ra, phần mô tả có thể nêu cách thức sử dụng sản phẩm mang KDCN nhưng không được mô tả các yếu tố kỹ thuật.

Cần lưu ý, phần mô tả KDCN không được quá 100 từ. Mỗi từ vượt quá sẽ bị tính phí 2 Francs Thụy Sĩ.

c) Thông tin về tác giả KDCN

Thông tin về tác giả là thông tin bắt buộc khi chỉ định các nước sau: Bulgari; Phần Lan, Ghana, Iceland, Hungary, Mexico, Nhật Bản, Rumani, Hàn Quốc, Liên bang Nga, Serbia, Tajikistan, Thổ Nhĩ Kỳ, Hoa Kỳ.

Khi chỉ định các quốc gia còn lại, thông tin về tác giả là tùy chọn.

d) Yêu cầu bảo hộ

Yêu cầu bảo hộ là thông tin bắt buộc khi chỉ định vào Hoa Kỳ và Việt Nam. Tuy nhiên, người nộp đơn không phải tự mình viết phần này. Trong tờ khai đơn quốc tế KDCN đã có sẵn câu yêu cầu bảo hộ đối với Hoa Kỳ và Việt Nam. Khi chỉ định Hoa Kỳ, người nộp đơn lựa chọn câu yêu cầu bảo hộ “The ornamental design for ____________ as shown and described.” Người nộp đơn điền tên sản phẩm mang KDCN vào chỗ trống (chỉ một sản phẩm duy nhất kể cả khi đơn có nhiều KDCN). Khi chỉ định Việt Nam, người nộp đơn lựa chọn câu yêu cầu bảo hộ “Application for overall protection for industrial design(s) as shown and described.”

4. Yêu cầu đối với bộ ảnh chụp, bản vẽ:

Bộ ảnh chụp, bản vẽ phải bao gồm các hình chiếu đủ để bộc lộ toàn bộ KDCN. Mỗi KDCN trong đơn đều phải được bộc lộ đầy đủ. Các hình chiếu KDCN cần theo cùng một tỷ lệ. Ngoài ra, cần chú thích tên gọi của các hình chiếu trong tờ khai. Ảnh có thể ở dạng đơn sắc hoặc màu.

Hình chiếu trùng lặp hoặc đối xứng có thể không cần cung cấp nhưng hình được bỏ qua cần được nêu trong phần mô tả và giải thích lý do. Đối với một số nước, có thể không cần mô tả và giải thích nếu hình chiếu được lược bỏ không chứa phần yêu cầu bảo hộ.

Khi chỉ định các nước cho phép bảo hộ KDCN riêng phần, phần không yêu cầu bảo hộ có thể được thể hiện bằng nét đứt hoặc màu sắc khác với phần yêu cầu bảo hộ.

Đối với đơn nộp trực tuyến, các tệp ảnh cần có dung lượng không vượt quá 2MB và độ phân giải không nhỏ hơn 300x300dpi. Khoảng cách tính từ đường biên của đối tượng đến mép biên của ảnh phải từ 1-20 pixel. Tệp ảnh tải lên hệ thống phải có định dạng TIFF hoặc JPEG.

Đối với đơn giấy, kích thước ảnh lớn nhất không được vượt quá 16 x 16cm. Kích thước nhỏ nhất của ảnh phải đảm bảo đối tượng thể hiện trên ảnh có một cạnh lớn hơn 3cm trở lên.

Lưu ý, đối với kiểu dáng công nghiệp 2 chiều như vải, giấy, v.v… thì đơn có thể nộp mẫu vật thay cho bộ ảnh chụp, bản vẽ tại thời điểm nộp đơn trong trường hợp đơn có yêu cầu trì hoãn công bố. Tuy nhiên, người nộp đơn vẫn phải nộp bổ sung bộ ảnh chụp, bản vẽ của KDCN muộn nhất là 3 tháng trước khi kết thúc thời hạn nộp phí công bố. Phí công bố phải được nộp muộn nhất là 3 tuần trước khi hết thời hạn trì hoãn công bố.

II. CÁCH THỨC NỘP ĐƠN

Đơn nộp theo Thỏa ước La Hay không cần có đơn cơ sở nộp tại quốc gia xuất xứ (khác với Hệ thống Madrid). Tất cả các tổ chức, cá nhân Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài thường trú tại Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam đều có thể nộp đơn đăng ký KDCN trực tiếp cho Văn phòng quốc tế hoặc thông qua Cục SHTT.

Nộp đơn trực tiếp tới Văn phòng quốc tế:

Nếu nộp đơn quốc tế trực tiếp tới WIPO thì người nộp đơn có thể sử dụng một trong ba ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha. Có hai cách để nộp đơn tới Văn phòng quốc tế.

Cách 1: Người nộp đơn khai thông tin vào tờ khai theo mẫu sẵn có DM/1, nộp hồ sơ giấy bao gồm tờ khai và bộ ảnh chụp/bản vẽ trực tiếp tới Văn phòng quốc tế hoặc gửi qua bưu điện. Người nộp đơn tiến hành nộp phí cho Văn phòng quốc tế theo một trong các cách sau:

- Ghi nợ vào một tài khoản tại Văn phòng quốc tế.

- Chuyển tiền qua tài khoản bưu điện Thụy Sỹ hoặc vào bất kỳ tài khoản ngân hàng nào được Văn phòng quốc tế chỉ định.

Cách 2: Sử dụng hệ thống nộp đơn trực tuyến của WIPO (eHague). Người nộp đơn đăng nhập vào hệ thống nộp đơn trực tuyến, nhập các thông tin, thanh toán phí bằng chuyển khoản, Paypal hoặc thẻ tín dụng và nộp đơn. (Địa chỉ của hệ thống eHague: https://www.wipo.int/hague/en/e-filing.html).

Sử dụng hệ thống nộp đơn trực tuyến có nhiều ưu điểm so với nộp đơn giấy. Thứ nhất, người nộp đơn có thể tải bản mềm gốc của bộ ảnh chụp, bản vẽ lên hệ thống, không phải in ra giấy có thể làm giảm chất lượng của ảnh. Thứ hai, thông tin về tình trạng đơn có thể được truy cập theo thời gian thực. Thứ ba, hệ thống sẽ tính phí nộp đơn một cách tự động nên người nộp đơn không phải tự tính toán, tránh được sai sót không đáng có. Thứ tư, nộp đơn trực tuyến qua hệ thống eHague giúp giảm chi phí đáng kể, nhất là khi đơn có nhiều ảnh chụp, bản vẽ vì khi nộp bộ ảnh chụp, bản vẽ bằng giấy thì mỗi trang từ thứ hai trở đi đều phải nộp phí công bố. Nhược điểm duy nhất của hệ thống eHague là người nộp đơn không thể nộp mẫu vật thay cho bộ ảnh chụp, bản vẽ trong trường hợp được phép.

Nộp đơn gián tiếp qua Cục Sở hữu trí tuệ:

Người nộp đơn khai tờ khai theo mẫu DM/1. Mẫu này có thể được tải từ trang web của WIPO hoặc nhận tại Cục SHTT. Ngôn ngữ sử dụng trong đơn khi nộp thông qua Cục Sở hữu trí tuệ là tiếng Anh.

Sau khi điền tờ khai, người nộp đơn nộp hồ sơ bao gồm tờ khai và bộ ảnh chụp/bản vẽ cho Cục SHTT kèm theo phí chuyển đơn (2.000.000đ cho mỗi KDCN). Cục SHTT sẽ gửi hồ sơ đăng ký tới Văn phòng quốc tế. Người nộp đơn tự mình tiến hành nộp phí cho Văn phòng quốc tế. Để hỗ trợ người nộp đơn có thể chuyển ngoại tế tới tài khoản của Văn phòng quốc tế, Cục SHTT ra thông báo về việc nộp phí cho đơn quốc tế để người nộp đơn có căn cứ giao dịch với ngân hàng.

III. CÁC KHOẢN PHÍ PHẢI NỘP

Khi nộp đơn đăng ký quốc tế KDCN, chủ đơn phải nộp các khoản phí sau cho Văn phòng quốc tế:

(*) Phí chỉ định chuẩn gồm có 3 mức, tùy thuộc vào quốc gia được chỉ định trong đơn tuyên bố lựa chọn mức phí chỉ định chuẩn nào mà đơn phải nộp khoản phí tương ứng.

(**) Trong trường hợp quốc gia được chỉ định trong đơn có tuyên bố áp dụng phí chỉ định riêng thay cho phí định chuẩn thì đơn phải nộp khoản phí tương ứng với mức phí được đưa ra trong tuyên bố của quốc gia đó.

Ngoài các khoản phí trên phải nộp khi nộp đơn đăng ký quốc tế, còn có một số loại phí khác tùy thuộc vào thủ tục được thực hiện sau khi nộp đơn như phí gia hạn, phí chuyển giao, … Chi tiết cụ thể các khoản phí theo Thỏa ước La Hay, bạn có thể xem thêm trên trang web https://www.wipo.int/hague/en/fees/sched.htm.