Theo quy định của pháp luật hiện hành, nhãn hiệu được đăng ký, bảo hộ theo nguyên tắc lãnh thổ (trừ một số trường hợp ngoại lệ như nhãn hiệu Benelux, nhãn hiệu cộng đồng chung châu Âu…). Đồng thời, việc chiếm đoạt nhãn hiệu trên thực tế diễn ra ngày càng phổ biến, tinh vi hơn tại nhiều nước trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng. Vì vậy, khi hàng hóa được xuất khẩu hoặc dự định xuất khẩu hoặc khi muốn tiến hành các dịch vụ của mình tại nước ngoài, chủ sở hữu nhãn hiệu cần phải tiến hành đăng ký kịp thời nhãn hiệu của mình tại nước đó. Việc đăng ký nhãn hiệu tại nước ngoài sẽ giúp doanh nghiệp xâm nhập, tạo lập, giữ vững và phát triển thị trường xuất khẩu, chống lại mọi hành vi vi phạm, cạnh tranh không lành mạnh hoặc chiếm đoạt của đối thủ cạnh tranh hoặc những kẻ trục lợi. Để đăng ký nhãn hiệu ra nước ngoài có hai cách phổ biến, đó là đăng ký trực tiếp tại từng quốc gia và đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo hệ thống Madrid.
Hệ thống Madrid là một hệ thống đăng ký quốc tế nhãn hiệu do Văn phòng quốc tế thuộc Tổ chức sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) quản lý, ra đời để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký nhãn hiệu cùng một lúc tại nhiều quốc gia trên thế giới (Người nộp đơn có thể tìm kiếm các thông tin liên quan đến Hệ thống theo địa chỉ https://www.wipo.int/madrid/en/). Hệ thống này được điều chỉnh bởi hai văn bản pháp lý chính: Thỏa ước Madrid và Nghị định thư Madrid. Việt Nam đã tham gia Thỏa ước Madrid và Nghị định thư Madrid nên các doanh nghiệp Việt Nam có thể nộp đơn vào các quốc gia là thành viên của cả hai văn kiện trên.
Cá nhân là công dân hoặc cư trú tại lãnh thổ của bên tham gia hoặc pháp nhân có cơ sở kinh doanh hoạt động thực thụ tại lãnh thổ bên tham gia có quyền nộp đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo hệ thống Madrid. Theo quy định, đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có thể được soạn thảo bằng một trong ba ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha (Việt Nam tuyên bố sử dụng hai ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Pháp). Dựa trên một đơn cơ sở hoặc một đăng ký cơ sở, người nộp đơn sẽ nộp một đơn đăng ký quốc tế tại nước xuất xứ sau đó sẽ được chuyển cho Văn phòng quốc tế của WIPO. Tại đây đơn đăng ký sẽ được thẩm định về mặt hình thức, bao gồm tư cách người nộp đơn, mẫu nhãn hiệu, danh mục sản phẩm/dịch vụ… Trong trường hợp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, đơn đăng ký quốc tế sẽ được ghi nhận trong đăng bạ quốc tế và được công bố trong công báo nhãn hiệu quốc tế của WIPO. Văn phòng quốc tế thông báo cho từng bên tham gia nhận được yêu cầu bảo hộ trong đơn quốc tế hoặc chỉ định sau. Từ ngày đăng ký quốc tế hoặc chỉ định sau, việc bảo hộ nhãn hiệu tại từng bên tham gia được chỉ định sẽ giống như khi nhãn hiệu đó được nộp trực tiếp tại Cơ quan của bên tham gia đó. Mỗi bên tham gia được chỉ định thẩm định nội dung đơn trong khoảng thời gian quy định theo Thỏa ước hoặc Nghị định thư và sau đó thông báo kết quả cho Văn phòng quốc tế.
Các loại phí phải thanh toán đối với đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu bao gồm phí cơ bản, phí riêng đối với bên tham gia được chỉ định đã tuyên bố nhận khoản phí riêng hoặc phí bổ sung và phụ phí (nếu có) trong trường hợp chỉ định bên tham gia không tuyên bố nhận khoản phí riêng. Người nộp đơn có thể sử dụng công cụ tính phí trực tuyến do WIPO cung cấp tại https://www.wipo.int/madrid/en/fees/calculator.jsp.
Với ưu điểm đơn giản về thủ tục (chỉ cần nộp một đơn duy nhất, bằng một ngôn ngữ duy nhất, nộp phí bằng một loại tiền tệ duy nhất), giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho người nộp đơn trong trường hợp đăng ký ở nhiều nước cùng một lúc, hệ thống Madrid đang ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều hơn để đăng ký nhãn hiệu của mình ra nước ngoài. Theo thống kê sơ bộ, trong 9 tháng đầu năm 2019, số lượng đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam là 7.265 đơn (tăng 27% so với cùng kỳ năm 2018), đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có nguồn gốc Việt Nam là 181 đơn (tăng 11% so với cùng kỳ năm 2018). Điều này chứng tỏ sự quan tâm của các cá nhân, doanh nghiệp trong nước đối với việc đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo hệ thống Madrid ngày càng tăng.
Nhằm nâng cao nhận thức cho các cá nhân, tổ chức về đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo hệ thống Madrid, các hoạt động hội thảo, tập huấn cũng được định kỳ tổ chức bởi Cục Sở hữu trí tuệ. Trong khuôn khổ Chương trình phát triển tài sản trí tuệ năm 2019, Trung tâm Nghiên cứu, Đào tạo và Hỗ trợ, Tư vấn phối hợp với Trung tâm Thẩm định Chỉ dẫn địa lý và Nhãn hiệu quốc tế, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tổ chức Hội thảo “Đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ tại nước ngoài thông qua hệ thống Madrid” tại Nhà Khách T78, số 145 Lý Chính Thắng, quận 3, thành phố Hồ Chí Minh trong hai ngày 29 - 30/11/2019. Theo đó, mọi cá nhân, tổ chức có nhu cầu đều có thể đăng ký tham gia để tiếp cận và nâng cao kiến thức về đăng ký quốc tế nhãn hiệu qua hệ thống Madrid.